اداره دبیرخانه مرکزی

وظایف :

  • دریافت و ثبت و توزیع نامه های وارده و صادره
  • بازبینی و کنترل نامه ها از جهت ضمائم و پیوست ها، عطف و پیرو، اصلاح ارجاع نامه ها
  • ارسال نامه ها به اتوماسیون افراد گیرنده
  • به روز رسانی مشخصات نامه ثبت شده
  • تفکیک و توزیع نامه ها، دستورالعمل ها، بخش نامه ها و دعوت نامه ها بین واحدها
  • پیگیری و نظارت بر گردش مکاتبات تا حصول نتیجه
  • ارائه خدمات مربوط به تکثیر اوراق مورد نیاز واحدهای سازمان مرکزی
  • دریافت و توزیع کتب و خبرنامه ها و نشریات واصله به دانشگاه به واحدهای دانشکده های مربوطه
  • ارسال مکاتبات از طریق پست پیشتاز، سفارشی، عادی، بارنامه هوایی
  • دریافت فاکس ها و انجام فاکس های فوری
  • تفکیک کلی نامه ها بر اساس موضوع، پرسنلی، رفاهی و ... جهت بایگانی
  • بایگانی و تهیه پیش نویس های لازم
  • اندیکس نامه ها در رایانه
  • انجام امور تایپ کلیه نامه ها، صورت جلسه ها، جداول و نمودارها، احکام و ویرایش نامه های تایپ شده
  • نظارت بر کار امور تایپ و دبیرخانه
  • انجام سایر امور محوله از طرف مقام مافوق